隨著對外開放的日益擴(kuò)大，國內(nèi)各地區(qū)、各行業(yè)都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區(qū)、企業(yè)，為擴(kuò)大同海外的貿(mào)易與合作的機(jī)制，主動走出國門，參加海外展會或獨(dú)自在海外舉辦展覽的日多。這是一個可喜的現(xiàn)象。但是很多企業(yè)缺乏對參展常識的了解，中山市萬盛展覽公司特意為大家介紹出國參展的基本知識。
    　 第一章國外展會的選擇與參加
   　 參加展覽會是企業(yè)最重要的營銷方式之一，也是企業(yè)開辟新市場的首選方式。在同一時間、同一地點(diǎn)使某一行業(yè)中最重要的生產(chǎn)廠家和購買者集中到一起，這種機(jī)會在其它場合是找不到的。通過參加展覽會，人們可以迅速全面地了解市場行情。許多工商企業(yè)正是借助展覽會這個渠道，向國內(nèi)外客戶試銷新產(chǎn)品、推出新品牌，同時通過與世界各地買家的接觸，了解誰是真正的客戶，行業(yè)的發(fā)展趨勢如何，最終達(dá)到推銷產(chǎn)品、占領(lǐng)市場的目的。美國貿(mào)易展覽局近期作出的一份調(diào)查顯示，制造業(yè)、通訊業(yè)和批發(fā)業(yè)中，2/3以上的企業(yè)經(jīng)常參加展覽會；金融、保險等服務(wù)性行業(yè)雖然只能展示資料和圖片，但依然有1/3以上的公司將展覽會視作主要的營銷手段。 
    (一)首先，了解特性 
    　若要充分利用展覽會，必須了解展覽會的特性。展覽會有別于其它營銷方式，它是唯一充分利用人體所感官的營銷活動，人們通過展覽會對產(chǎn)品的認(rèn)知是最全面、最深刻的。同時，展覽會又是一個中立場所，不屬于買賣任何一方私有。從心理學(xué)角度看，這種環(huán)境易使人產(chǎn)生獨(dú)立感，從而以積極、平等的態(tài)度進(jìn)行談判。這種高度競爭而充分自由的氣氛，正是企業(yè)在開拓市場時最需要的。
    　同時，展覽會又是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，受制因素很多。從制定計(jì)劃、市場調(diào)研、展位選擇、展品征集、報關(guān)運(yùn)輸、客戶邀請、展場布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運(yùn)，形成了一個互相影響互相制約有機(jī)整體，任何一個環(huán)節(jié)的失誤，都會直接影響展覽活動的效果。
    　如果對展覽會的這些特性了解不夠，即使展出者花費(fèi)了大量的人力物力，也未必能達(dá)到預(yù)期的效果。 
    (二)第二，明確目標(biāo) 
    　說起參展目標(biāo)，經(jīng)常聽到的幾種典型錯誤有：
    　“老板讓來的！”
    　“因?yàn)槲覀兠磕甓紖⒓舆@個展覽會。”
    　“因?yàn)槲覀兊母偁帉κ忠瞾砹恕?rdquo;
    　“這是全行業(yè)最大展覽會。”
    　實(shí)際上，這些都不是參展目標(biāo)，最多算是展出原因，而且沒有一條是根本原因。
    　企業(yè)的參展目標(biāo)通常有以下幾種：
       ①樹立、維護(hù)公司形象；開發(fā)市場和尋找新客戶；
       ②介紹新產(chǎn)品或服務(wù)；物色代理商、批發(fā)商或合資伙伴；
       ③銷售成效；研究當(dāng)?shù)厥袌觥㈤_發(fā)新產(chǎn)品等等。        德國展覽協(xié)會根據(jù)市場營銷理論將參展目標(biāo)歸納為：基本目標(biāo)、產(chǎn)品目標(biāo)、價格目標(biāo)、宣傳目標(biāo)和銷售目標(biāo)五類。企業(yè)可能會同時有幾種目的，但是，萬盛提醒您，在參展之前務(wù)必確定主要目標(biāo)，以便有針對性地制定具體方案，區(qū)分工作重點(diǎn)。
    　(三)第三，謹(jǐn)慎選擇 
    　一般來說，企業(yè)在選擇展覽會時，應(yīng)結(jié)合參展目的重點(diǎn)考慮以下幾個因素：
    　1．展會性質(zhì)。每個展覽會都有不同的性質(zhì)，從展覽目的可分為形象展和商業(yè)展；從行業(yè)設(shè)置可分為行業(yè)展和綜合展；按觀眾構(gòu)成可分為公眾展與專業(yè)展；按貿(mào)易方式可分為零售展與訂貨展；以展出者劃分，又有綜合展、貿(mào)易展、消費(fèi)展….凡此種種，不一而足。在發(fā)達(dá)國家，不同性質(zhì)的展覽會界限分明。但是在發(fā)展中國家，由于受到經(jīng)濟(jì)環(huán)境和展覽業(yè)水平的限制，往往難有準(zhǔn)確的劃分。參展商應(yīng)結(jié)合自身需要，謹(jǐn)慎選擇。
   　 2．知名度。現(xiàn)代展覽業(yè)發(fā)展到今天，每個行業(yè)的展覽都形成了自己的“龍頭老大”，成為買家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米蘭時裝展、漢諾威工業(yè)博覽會、廣州全國出口商品交易會等。通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大。如果參加的是一個新的展覽會，則要看主辦者是誰，在行業(yè)中的號召力如何。名氣大的展覽會往往收費(fèi)較高，為節(jié)省費(fèi)用，可與人合租展位，即使如此，效果也會好于參加那些不知名的小展覽會。
    　3．展覽內(nèi)容。現(xiàn)代展覽業(yè)的一大特點(diǎn)是日趨專業(yè)化，同一主題的展覽會可細(xì)分為許多小的專業(yè)展。例如，同樣是有關(guān)啤酒的展覽會，其具體的展出內(nèi)容可能是麥芽和啤酒花，可能是釀造工藝，可能是生產(chǎn)設(shè)備，可能是包將材料工技術(shù)，也可能是一場品牌大戰(zhàn)。參展商事先一定要了解清楚，以免“誤入岐途”。
   　 4．時間。任何產(chǎn)品都具有自己的生命周期，即新生、發(fā)育、成熟、飽和、衰退五個階段。展出效率與產(chǎn)品周期之間有一定的規(guī)律，對于普通產(chǎn)品而言，在新生和發(fā)育階段，展會有事半功倍的效果；在成熟和飽和階段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退階段，展出往往會勞而無功。
    　5．地點(diǎn)。參加展覽會的最終目的是為了向該地區(qū)推銷產(chǎn)品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標(biāo)市場，是否有潛在買力，必要時可先進(jìn)行一番市場調(diào)查。曾經(jīng)有一個生產(chǎn)拖鞋的廠家，想當(dāng)然地認(rèn)為非洲天氣熱則非洲人一定會購買其產(chǎn)品。到了那邊才發(fā)現(xiàn)，非洲天氣熱不假，但那里一些地區(qū)的老百姓平時根本就不穿鞋。 
       (四)第四，精心準(zhǔn)備 
    　一旦決定了參加某一個展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精神呢？有人對展覽會上的參觀者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這里入手：
    　1．展品選擇。展品質(zhì)展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨(dú)特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容；代表性是指展品要能體現(xiàn)展出者的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn)；獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)特之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來。
    　2．展示方式。展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應(yīng)圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實(shí)物，借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備等手段，加以說明、強(qiáng)調(diào)和渲染。展品如果是機(jī)械或儀器要考慮安排現(xiàn)場示范，甚至讓參觀者親自動手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現(xiàn)場品嘗，并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)派發(fā)；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。
　3．展臺設(shè)計(jì)。展臺設(shè)計(jì)的表面任務(wù)是要好看，根本任務(wù)則要幫助展出者達(dá)到展覽目的。展臺要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺設(shè)計(jì)在注重視覺沖擊力的同時，還要注意以下幾點(diǎn)：展覽會不是設(shè)計(jì)大賽，展臺設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；展臺設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展臺設(shè)計(jì)要考慮參展者的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；展臺設(shè)計(jì)時不要忽略展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。
  　  4．人員配備。人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺的人員配備可以從四個方面加以考慮：第一，根據(jù)展覽性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動性等。第四，加強(qiáng)現(xiàn)場培訓(xùn)，如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)付：如果是大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其技術(shù)上的突破性。
    　5．客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當(dāng)然求之不得，但有時難免會出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參觀者不應(yīng)被動地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來。可采取直接發(fā)函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業(yè)參加展覽會時如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。